Meer focus, minder afleiding: met deze apps vliegt je werkdag om

Meer focus, minder afleiding: met deze apps vliegt je werkdag om

Nieuw jaar, nieuwe kansen. Journalist Marloe van der Schrier probeert zo efficiënt mogelijk te werken en daar past best wat (digitale) hulp bij. Daarom probeert ze verschillende hulpmiddelen om aan de slag te gaan. Een stappenplan door de werkdag heen.

  1. Geen afleiding op de computer

Vaak bedenk ik al voordat ik iets ga doen, hoe lang ik daarvoor ongeveer moet uittrekken. Half uur, een uur of twee uur. Meestal duurt het langer dan ik van tevoren had ingecalculeerd. Niet omdat de taak zelf veel langer duurt, maar wel omdat ik tussendoor afgeleid raak. Ik wil iets opzoeken op internet of bedenk me dat ik even snel een mail moet sturen en dat doe ik dan direct. Kost geen tijd, wel snel uit mijn gedachten. Maar, voordat ik het weet, raak ik verzeild in duffe, nergens-toe-leidende doorkliksessies.

Ik ben op zoek gegaan naar een app die me daartegen kan beschermen en kwam uit bij Freedom. Deze applicatie blokkeert gedurende een zelf te bepalen periode het openen van programma’s, het voorkomt dat ik kan browsen op internet en als ik stiekem WhatsApp op mijn computer wil openen, steekt Freedom er een stokje voor. Het enige nadeel: je kunt dus écht niet even iets opzoeken op internet. En bij sommige taken heb ik dat wel nodig om door te kunnen. Je moet er dus voor zorgen dat je ook zonder internet even door kunt.

Freedom biedt een gratis proefperiode aan, waarbij je zeven keer kunt testen. Daarna werken ze met een abonnementsmodel: vanaf ongeveer 6 euro per maand, minder als je een jaarabonnement neemt. Je kunt het ook aanschaffen voor ruim 100 euro, dan mag je er onbeperkt gebruik van maken. 

  1. Weg met de telefoon

Handig: alle afleiding op mijn computer is uitgeschakeld. Maar hoe werkt dat met mijn telefoon? Ik kan ook hiervoor Freedom gebruiken, maar een van mijn favorieten die ik al langer gebruik, is de app Forest. Het concept: je selecteert een periode waarin je gefocust wil werken – van 10 minuten tot maximaal 2 uur – en op je scherm gaat een boom groeien. Zodra je je telefoon pakt, en iets anders gaat doen op je telefoon, protesteert de app. ‘Click here to get back to Forest immediately to prevent the tree from dying’. Doe je dat niet? Dan heb je een dode boom.

Nu kun je denken: ‘Jammer dan’, maar zodra de melding komt, krijg ik een bewijsdrang naar mezelf. Ik kan toch zeker wel even zonder telefoon? En bovendien besef ik: wat wilde ik nu eigenlijk doen op mijn telefoon? Negen van de tien keer is het pure afleiding, gewoonte of verveling en is een kleine waarschuwing voldoende om dat ding weer weg te leggen. En het voordeel voor mensen die bereikbaar willen blijven: ik kan niet zelf bellen – dat kost te veel tijd en levert een dode boom op – maar kan wel gebeld worden.

Afgelopen jaar heb ik 584 digitale bomen geplant, bij elkaar is dat goed voor 17965 minuten geconcentreerd werken. Dat is bijna 300 uur, bij elkaar 37 werkdagen van 8 uur. Best aardig toch? Per geplante boom krijg je munten (hoe langer concentreren, hoe meer munten) en als je genoeg bomen hebt geplant, kun je met die munten een échte boom laten planten, de app heeft een samenwerking met ontwikkelingsorganisatie ‘Trees for the Future’.

De app voor de iPhone kost de app 2,29 euro. In de Android is de app gratis, maar als je ook échte bomen wil planten, moet je upgraden naar een premiumversie en die kost eenmalig 1,99 euro. 

  1. Achtergrondgeluiden blokken

Nu is er nog een derde factor die roet in het eten kan gooien, maar waar ik niet direct invloed op heb: de omgeving en de geluiden die daarbij horen. Een ambulance die voorbij raast, kinderen die op straat spelen of collega’s die naast je bureau een gesprek voeren. Daarom luister ik als een deadline nadert vaak naar muziek.

Ik doe dat zelf met Spotify. Daar zijn verschillende playlists in de categorie ‘Focus’. Denk aan: ‘Maximum Concentration’ en ‘Lo-Fi Beats’. Maar het kan ook via de online muziekzender Brain.fm. Deze speciaal ontwikkelde muziek ondersteunt wat je aan het doen bent en is een samenwerking van wetenschappers, musici en ontwikkelaars. Na vijf gratis proefsessies, moet je daar overigens wel voor betalen. Vanaf zo’n 45 euro voor een jaar. Nog een voordeel: op het moment dat je muziek luistert – het liefst met een koptelefoon – ziet je omgeving ook dat je geconcentreerd aan het werk bent en zijn ze minder geneigd om je te storen.

  1. Overzicht houden

Elke werkdag begin ik met het opstellen van een lijstje van dingen die ik moet doen en schat ik ongeveer in hoeveel tijd het kost. Het is niet altijd haalbaar, soms komt er iets onverwachts tussendoor, maar het geeft me wel houvast. Er zijn allerlei apps om takenlijsten gedurende de dag te ordenen. Een van mijn collega’s zweert sinds kort bij ‘todoist’, maar je hebt ook Wunderlist, Google Tasks, Evernote – om gedachten en artikelen te ordenen – en Checklist. En dat is slechts een kleine greep uit het assortiment. Kortom: keuze genoeg.

Ik heb er een aantal geprobeerd, maar ben tot de conclusie gekomen dat dit voor mij het enige is waar ik écht het liefste offline blijf werken. Ik heb een notitieblok. En een pen. Altijd bij de hand. Daar staan mijn takenlijsten in. Ik begin er de dag mee, ik eindig ermee. Het geeft me voldoening om met een markeerstift aan de slag te gaan en dingen af te vinken. Als ik een nieuw idee heb of iets dat ik op een later moment nog even uit wil zoeken, krabbel ik het snel neer en kom ik het later weer tegen, zonder dat ik daar een app bij nodig heb. En dat is ook weleens lekker.

  1. Even ruimte in je hoofd

Dit klinkt allemaal alsof er niets meer mis kan gaan, maar toch heb ik na afloop van een taak weleens dat de stress even toeslaat. Een blik op mijn nog nauwelijks slinkende to-do-list en ik zie door de bomen het bos niet meer. Wat me dan helpt: een goede wandeling of nog liever even gaan sporten. Maar eerlijk is eerlijk: dat kost tijd die ik niet altijd heb en waar ik me op zo’n moment ook niet goed toe kan zetten. Daarom probeer ik af en toe ook rust te creëren met behulp van de app Headspace. Een meditatie-app waarmee je je hoofd leeg kunt maken.

Je kunt verschillende sessies doen van bepaalde tijd, ik ben bezig met de ‘basics’ waar een sessie meestal niet meer dan tien minuten kost. Je kunt kiezen: een mannen- of een vrouwenstem die in het Engels heel rustig vertelt wat je moet doen. Hoe je gedachten moet loslaten, hoe je je kunt afzonderen van omgevingsgeluiden. De tijd is zo om en op het moment dat je je ogen weer opendoet, kun je met een fris hoofd weer aan de slag. Op naar weer een nieuwe klus.

De app Headspace is gratis te downloaden. Daarmee heb je toegang tot een aantal basiscursussen. Om toegang te krijgen tot een bibliotheek met cursussen en dagelijkse nieuwe meditaties, moet je een abonnement nemen op Headspace plus. Dat kost 4,99 euro per maand voor een jaarabonnement.

Bron: https://bit.ly/35QzZJm

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *